এম.এস একসেস/ডাটাবেস পরিচিতি ও ব্যবহার

Data Base Management (M.S Access)

(এম.এস একসেস)

ডেটা বা উপাত্ত কি ?

কোন বিষয় বা জিনিষের নামকেই সাধারণ ভাবে ডেটা বা উপাত্ত বলে। যেমন: অবস্থা, সময়, পরিমমাণ, মূল্য ইত্যাদি নির্দেশক বিভিন্ন শব্দ বা সংখ্যা ডেটার উদাহরণ। ডেটা একটি বহুবচন শব্দ, যার একবচন ডেটাম।

তথ্য বা ইনমরমেশন কি ?

সংগৃহীত ডেটা বা উপাত্ত প্রক্রিয়াকরণের পর প্রয়োজন মত সাজানো বা অর্থপূর্ণ অবস্থাকে তথ্য বা ইনফরমেশন বলা হয়।

ডেটা সংগঠন কি ?

কম্পিউটারের মাধ্যমে প্রক্রিয়াকণের উপযোগী ডেটা বা উপাত্তের বিশেষ সংগঠনকে ডেটা সংগঠন বা ডেটা ষ্ট্রাকচার বলা হয়। ক্যারেক্টর বা অক্ষর, ফিল্ড বা ক্ষেত্র রেকর্ড, ফাইল,ডেটাবেস প্রভৃতি ডেটা সংগঠনের অংশ।

ফিল্ড, রেকর্ড ও ফাইল কি ?

ফিল্ডঃ ডেটা সংগঠনে কয়েকটি ক্যারেক্টর বা (বর্ণ,অংক, ইত্যাদি) নিয়ে গঠিত একটি আইটেমকে ফিল্ড বলা হয়। উদাহরণঃ Masud, Meena, Phone: 01736360897 ইত্যাদি।

রেকর্ডঃ পরষ্পর সম্পর্কযুক্ত কয়েকটি ফিল্ড নিয়ে একটি রেকর্ড গঠিত হয়। যেমন: একজন পরীক্ষার্থীর পরীক্ষার নাম, রোল নং, প্রাপ্ত নম্বর ইত্যাদি সমন্বয়ে একটি রেকর্ড গঠিত হয়।

ফাইলঃ পরষ্পর সম্পর্কযুক্ত কতকগুলো রেকর্ডের সুসংবদ্ধ সমন্বয়কে ডেটা ফাইল বলে। যেমন: শিক্ষকদের বেতন ও সম্মানী প্রদানের রেকর্ড নিয়ে বেতন প্রদানের ফাইল তৈরী হয়।

ডেটাবেস কি ?

ডেটাবেস বলতে ডেটা ভান্ডার বা ডেটা সম্ভারকে বুঝায়। সাধারণত: পরষ্পর সম্পর্কযুক্ত কতকগুলো ডেটা ফাইল নিয়ে একটি ডেটাবেস গঠিত হয়। উদাহরণ: কোন শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের শিক্ষার্থীদের পরীক্ষার ফলাফল সংরক্ষনের ফাইল, শিক্ষক-কর্মচারীদের বেতন ভাতা প্রদানের ফাইল, প্রতিষ্ঠানের আয়-ব্যয়ে ফাইল প্রভৃতি সমন্বয়ে ঐ প্রতিষ্ঠানের ডেটাবেস হতে পারে।

ডেটাবেসে ডেটা বা উপাত্তগুলো সাধারণত: সারি বা কলাম সমন্বয়ে গঠিত টেবিল আকারে সুসজ্জিত থাকে। যা থেকে নির্দিষ্ট কোন উপাত্ত অতি দ্রুত ও সহজে সনাক্ত করা যায়, প্রয়োজনীয় উপাত্তগুলো পছন্দের আঙ্গিকে সাজানো যায় বা পরিবর্তন করা যায় এবং চুড়ান্ত রিপোর্ট তৈরী করা যায়।

ডেটাবেস প্যাকেজ কি ?

ডেটাবেস ব্যবস্থাপনা ও পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত প্যাকেজ প্রোগ্রামকে ডেটাবেস প্যাকেজ বলা হয়। বহুল ব্যবহৃত কয়েকটি ডেটাবেস প্যাকেজ প্রোগ্রাম হলো- dBase, FoxBase, Foxpro, Access, Oracle ইত্যাদি।

 একসেস কি ধরণের প্রোগ্রাম ?

মাইক্রোসফট একসেস একটি উইন্ডোজ ভিত্তিক শক্তিশালী রিলেশনাল ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিষ্টেম বা প্রোগ্রাম। প্রোগ্রামিং সম্পর্কে কোন ধারণা না থাকলেও মাইক্রোসফট একসেস নিয়ে খুব সহজেই শক্তিশালী আকর্ষনীয় এপ্লিকেশন তৈরী করা যায়। একটি একসেস ডেটাবেসে এক বা একাধিক টেবিল ছাড়াও কোয়েরি, ফর্ম, রিপোর্ট, ম্যাক্রো, মডিউল ইত্যাদি থাকতে পারে। বর্তমানে একসেস ডেটাবেস একটি সর্বজনীন ডেটাবেস প্রোগ্রাম হিসেবে জনপ্রিয়তা লাভ করেছে।

 একসেস ডেটাবেসের উপাদান কি কি ?

ডেটা টেবিল হলো যে কোন ডেটাবেসের অন্যতম প্রধান উপাদান। অন্যান্য ডেটাবেস প্রোগ্রামে উপাত্ত সমূহ একটি একক টেবিল আকারে সংরক্ষিত থাকে কিন্তু একটি এবসেস ডেটাবেসে এক বা একাধিক টেবিল ছাড়াও কোয়েরি, ফর্ম, রিপোর্ট, ম্যাক্রো, মডিউল ইত্যাদি থাকতে পারে।

কোয়েরি কি ?

কোন ডেটা টেবিলে অসংখ্য ডেটা থেকে প্রয়োজনীয় ডেটাকে প্রদর্শনের সহজ ও দ্রুত কার্যকর ব্যবস্থাই হলো কোয়েরি। কোয়েরির সাহায্যে নির্দিষ্ট ফিল্ডের ডেটা নির্দিষ্ট শর্তানুসারে প্রদর্শস করা এবং তা ছাপিয়ে উপস্থাপন করা যায়। কোয়েরি বিভিন্ন প্রকারের হতে পারে। যেমন : সিলেক্ট কোয়েরি, প্যারামিটার কোয়েরি, ক্রশট্যাব কোয়েরি, একশন কোয়েরি এবং এসকিউএল কোয়েরি ইত্যাদি।

ফর্ম কি ?

ডেটাবেস প্রক্রিয়াকৃত বা চূড়ান্তভাবে মনোনীত ডেটা প্রদর্শন ব্যবস্থা নিয়ন্ত্রন করার মাধ্যমকে ফর্ম বলে। সাধারণত ফর্মের মাধ্যমেই ডেটাকে উপস্থাপন করা হয়। ডেটা টেবিলের ন্যায় ফর্মেও ডেটা এন্ট্রি করা যায়। এ জন্য প্রথমে প্রয়োজন মত ফর্ম ডিজাইন করে নিতে হয়। ফর্মে গ্রাফিক্স, চিত্র ও টেক্সটের সমন্বয় করা যায়।

রিপোর্ট কি ?

ডেটা টেবিলে ডেটা বিভিন্ন ভাবে সাজানো থাকে। ডেটাবেস থেকে প্রয়োজনীয় ডেটা সমূহ প্রতিবেদন আকারে প্রদর্শনের ব্যবস্থাকে রিপোর্ট বলে। ডেটা টেবিলের ডেটা সরাসরি প্রিন্ট না করে রিপোর্ট তৈরী করে অপেক্ষাকৃত সুন্দর ভাবে উপস্থাপন করা যায়।

রিপোর্ট আবার কয়েক ধরণের হতে পারে। যেমনঃ-

১। ডিটেইল রিপোর্ট।   ২। সামারী রিপোর্ট।   ৩। ক্রশ-ট্যাবুলেশন রিপোর্ট।

৪। রিপোর্ট উইথ গ্রাফিক্স এন্ড চার্ট।  ৫। রিপোর্ট উইথ ফর্মস। ৬। রিপোর্ট উইথ লেবেল।

পেজ কি ?

ইন্টারনেটে মাইক্রোসফট একসেস বা SQL সার্ভারে সংরক্ষিত ডেটা নিয়ে কাজ করার জন্য ডেটাবেস একসেস পেজ তৈরী করা যায়। ডেটাবেস একসেস পেজ-এ ট্যাবের আওতায় সংরক্ষিত থাকে। একসেস পেজ মাইক্রোসফট একসেল বা এ জাতীয় অন্যান্য উৎসের ডেটা নিয়েও কাজ করা যায়।

ম্যাক্রো কি ?

ম্যাক্রো হচ্ছে এক ধরণের ছোট প্রোগ্রাম। এ ট্যাবে কিক করলে বর্তমান ডেটাবেসের সকল ম্যাক্রো প্রোগ্রামগুলোর তালিকা দেখা যায়। এখান থেকে কোন ম্যাক্রো সংশোধন বা নতুন ম্যাক্রো তৈরী করা যায়।

মাইক্রোসফট একসেস লে-আউট উইন্ডোর পরিচিতি ।

কম্পিউটার চালু হওয়ার পর Start > Programs/All Programs > Microsoft Access > Enter বার্টন/কী চাপলে অথবা মাউসের দ্বারা  Microsoft Access এর উপর ক্লিক করলে মাইক্রোসফট একসেস প্রোগ্রামটি পর্দায় সচল হয়।

Microsoft Access এর লে-আউট উইন্ডেতে টাইটেল বার, মেনু বার, ডাটাবেস টুলবার, ষ্ট্যাটাস বার, টাস্ক বার ইত্যাদি থাকে।

টাইটেল বারঃ  উইন্ডোর শীর্র্ষদেশে মাইক্রোসফট একসেস লেখা লাইন বা বারকেই টাইটেল বার বলে।

মেনুবারঃ টাইটেল বারের নীচে File, Edit, View, Insert, Tool, Window, Help  লেখা লাইন বা বারকে মেনুবার বলে।

টুলবারঃ সাধারণত: টাইটেল বারের নীচে বিভিন্ন আইকন বা চিত্র সম্বলিত বারকেই টুলবার বলে। মাইক্রোসফট একসেসে বিভিন্ন টুলবার রয়েছে। তন্মধ্যে ডেটাবেস টুলবারটি ডিফল্ট হিসেবে সেট করা থাকে। টুলবার উইন্ডো থেকে যে কোন টুলবারকে এক্টিভ উইন্ডোতে হিড বা ডিসপ্লে করানো যায়।

ষ্ট্যাটাস বারঃ উইন্ডোর নীচে ষ্টার্ট-আপ বা টাস্ক বারের উপরে যেখানে Ready (রেডি) লেখা থাকে তাকে ষ্ট্যাটাস বার বলে। এই বারে সর্বদা বিশেষ তথ্য প্রদর্শন করে।

কন্ট্রোল মেনুঃ টাইটেল বারের শুরুতে চাবি চিহ্নিত বক্সে মাউসের ক্লিক করলে একটি মেনু প্রদর্শিত হয়। একে কন্ট্রোল মেনু বলে।

কোজঃ টাইটেল বারের ডান পাশে ক্রস () চিহ্নিত বার্টনকে কোজ বর্টন বলে। এই বার্টনে কিক করে চলমান উইন্ডো থেকে বের হওয়া যায়।

মিনিমাইজঃ  টাইটেল বারের ডান পাশে বিয়োগ (-)চিহ্নিত বার্টনকে মিনিমাইজ বার্টন বলে। উইন্ডোকে বড় থেকে ছোট করার জন্য এ বার্টনে কিক করতে হয়।

ম্যাক্সিমাইজঃ  টাইটেল বারের ডান পাশে বর্গাকার () চিহ্নিত বার্টনকে ম্যাক্সিমাইজ বার্টন বলে। উইন্ডোকে ছোট থেকে বড় করার জন্য এ বার্টনে কিক করতে হয়।

মাইক্রোসফট একসেস-এ একটি নতুন ডেটাবেস টেবিল তৈরী করার পদ্ধতি কি ?

মাইক্রোসফট একসেসে দুই ভাবে টেবিল তৈরী করা যায়। টেবিল উইজার্ড (Table wizard) ডিজাইন ভিউ (Design view) থেকে।

টেবিল উইজার্ড- এ টেবিল তৈরী করার পদ্ধতিঃ

ডেটাবেজ উইন্ডো থেকে Create Table by using Wizard- এ ডবল কিক করলে টেবিল উইজার্ড বক্স আসবে।

উইজর্ডের বাম দিকে Sample Table লেখা অংশে বিভিন্ন টেবিলের নাম থেকে প্রয়োজন মত টেবিল নির্বাচন করতে হবে। এটা নির্বাচন করা হলে উইজার্ডের মাঝের অংশে এটির ফিল্ড সমূহ প্রদর্শিত হবে। সেখান থেকে পছন্দ মত ফিল্ড নির্বাচন করলে তা উইজার্ডের ডান পাশে প্রদর্শিত হয় এবং নতুন টেবিলের ফিল্ড নাম হিসেবে বিবেচিত হয়।

ফিল্ড নির্বাচন করাঃ ফিল্ড নির্বাচিত করা হলে নির্বাচিত ফিল্ড সমূহ Field in my new table বক্সের মধ্যে প্রদর্শিত হবে।

             .>   চিহ্নিত বোতাম কিক করে একটি ফিল্ড নির্বাচন করা যায়।

            .>>  চিহ্নিত বোতাম কিক করে সকল ফিল্ড একসাথে নির্বাচন করা যায়।

            .<    চিহ্নিত বোতাম কিক করে একটি ফিল্ড বাতিল করা যায়।

            .<<  চিহ্নিত বোতাম কিক করে সকল  ফিল্ড বতিল করা যায়।

উইজার্ডের বাম অংশ থেকে Student নির্বাচন করে মাঝের অংশে যথাক্রমে StudentID, First Name, Address, City, Student Number ফিল্ডগুলোতে ডবল কিক করে তা নির্বাচিত করে Finish বার্টনে কিক করলে Student নামে একটি টেবিল তৈরী হবে।

ডিজাইন ভিউ- এ টেবিল তৈরী করার পদ্ধতিঃ

ডেটাবেস উইন্ডো থেকে টেবিল ট্যাব নির্বাচন করে এ ডবল ক্লিক করলে ডিজাইন ভিউ আসবে।

ফিল্ড নেম কলামের প্রথম রো হতে পর্যায়ক্রমে StudentID, First Name, Address, City, Student Number ইত্যাদি লিখতে হবে। Data Type হিসেবে Text নির্বাচন করতে হবে।

টেবিল Save করার জন্য ফাইল মেনু থেকে Save অপশনে কিক করলে  Save As ডায়ালগ বক্স আসবে টেবিলের নাম লিখে Ok বার্টনে ক্লিক করে প্রাইমারী কী জন্য ইয়েস/নো লেখা ডায়ালগ বক্স আসবে এখান থেকে ইয়েস সিলেক্ট করে ওকে বোতামে ক্লিক করলে সেভ হবে। এবার ফাইল মেনু থেকে Close অপশনে ক্লিক ফাইলটি বন্ধ করতে হবে।

এরপর ফাইলটি অর্থাৎ তৈরি করা টেবিলটি ওপেন করে প্রয়োজনীয় ডাটা এন্ট্রি করলেই ডিজাই ভিউ-এ একটি ডাটা টেবিল তৈরি হলো।

বিভিন্ডান ধরণের ডটা টাইপ সমূহঃ

আমাদের দৈনন্দিন জীবনে প্রচুর ডাটা নিয়ে কাজ করতে হয়। এজন্য ব্যক্তিগত ও প্রাতিষ্ঠানিক প্রয়োজনে ডাটার ব্যবহার দিনের পর দিন বেড়েই চলেছে। আমরা জানি ডাটাবেস মানেই হলো বিভিন্ন রকমের অসংখ্য ডাটা বা তথ্যের সমাহার। বিভিন্ন ধরণের ডাটা প্রয়োগ বা ব্যবহার অনুসারে এগুলোকে কয়েকটি শ্রেণিতে বিভক্ত করা হয়। ডাটার এই বিভিন্ন প্রকৃতি বা ধরণগুলোকে ডাটা টাইপ বা উপাত্তের ধরণ বলা হয়। মাইক্রোসফট একসেস ডাটাবেস তৈরি করার সময় কোন ফিল্ডে কি ধরণের ডাটা জমা থাকবে তা ঠিক করে দিতে হয়। ডাটাবেস প্রোগ্রামে ডাটার ধরণের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন কার্যক্রম পরিচালিত হয়। যে কোন ফিল্ডে যে কোন ডাটা এন্ট্রি করা যায় না। কোন অক্ষর বা বর্ণ জাতীয় ডাটার জন্য টেক্সট এবং অংক বা সংখ্যা জাতীয় ডাটার জন্য নম্বর ইত্যাদি ফিল্ড নির্বাচন করতে হয়। মাইক্রোসফট একসেস এ মোট ১০ প্রকারের ডাটা এন্ট্রি করা যায়। যথাঃ-

১. টেক্সটঃ যে কোন বর্ণ বা অক্ষর জাতীয় কোন কিছু লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

২. মেমোঃ এ ফিল্ডের ধারণ ক্ষমতা সবচেয়ে বেশি। কোন বর্ণ কিংবা তথ্য, মন্তব্য লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৩. নাম্বারঃ যে কোন অংক সংখ্যা লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৪. ডেট/টাইমঃ তারিখ ও সময় লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৫. কারেন্সিঃ যে কোন মুদ্রার পরিমাণ লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৬. অটো নাস্বারঃ স্বয়ংক্রিয় ভাবে যে কোন ক্রমিক নম্বর লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৭. ইয়েস/নোঃ হ্যা বা না অথবা যে কোন লজিক্যাল ডাটা লেখার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৮. ওএলই (ওলে) অবজেক্টঃ যে কোন ছবি, টেক্সট, গ্রাফ ইত্যাদি অবজেক্ট সংযুক্ত করার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

৯. হাইপারলিঙ্কঃ কোন ফাইল কিংবা ইন্টারনেটের কোনো এড্রেসের সাথে সংযুক্ত করার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

১০. লুকআপ উইজার্ডঃ কোন ফিল্ডে ডাটা এন্ট্রি না করে তাতে প্রয়োজনীয় সংযোজন করার জন্য এই টাইপ ব্যবহার করা হয়।

ফিল্ডঃ এক বা একাধিক বর্ণ, অংক বা চিহ্ন নিয়ে এক একটি ফিল্ড গঠিত হয়। ফিল্ডকে রেকর্ডের অংশ হিসেবে ধরা হয়। ইহা সাধারণত: ডাটাবেসে কলাম শিরোনামে উপস্থাপন করা হয়। এজন্য ফিল্ডকে ডাটা টেবিলের কলাম হেডিংও বলা হয়ে তাকে। নির্দিষ্ট ফিল্ডের অধীনে নির্দিষ্ট শেণির ডাটা থাকে। একটি ডাটা ফাইলের তথ্যাদি বোঝার সহজ উপায় হলো ফিল্ড। অর্থাৎ ফিল্ড দেখে বোঝা যায় কোন ডাটা কোন নির্দেশক। একটি ডাটাবেসে এক বা একাধিক ফিল্ড থাকতে পারে।

রেকর্ডঃ ডাটা টেবিলের ফিল্ড সমূহের অধীনে যে সমস্ত তথ্য বা তথ্যাবলী সারি বা সারি সমূহে এন্ট্রি করা হয় ঐ প্রতিটি সারির তথ্যাবলীর সমষ্টিকেই রেকর্ড বলে। অর্থাৎ কয়েকটি ফিল্ডের উপাত্তের সমন্বয়ে গঠিত হয় এক একটি রেকর্ড। আর এক বা একাধিক রেকর্ডের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি ডাটাবেস।

আমরা এতক্ষণে ডাটাবেস সম্পর্কে অনেক কিছুই জেনেছি। এবার ডিজাই ভিউ ব্যবহার করে ডাটা টেবিল তৈরি করা ও কাজ করার পদ্ধতি এবং বিভিন্ন প্রকার কুয়েরী নিয়ে বিস্তারিত ভাবে জানবো এবং কাজ করবো।